Aufbewahrung von Unterlagen und Belegen

Ich bin ja grundsätzlich jemand, der sich leicht von unnötigem Papierkram trennen kann. Spätestens halbjährlich wird aussortiert und alles was keine Miete zahlt muss raus! Bei Rechnungen bzw. Belegen, die für euer Unternehmen relevant sind, sind gesetzliche Regelungen zu beachten.

 

Welche Unterlagen muss ich Belege aufbewahren?

Grundsätzlich sind alle Bücher und Aufzeichnungen und andere bedeutsamen Geschäftspapiere (Verträge, Rechnungen, etc) im Original aufzubewahren. Auch alle elektronischen Aufzeichnungen zb von der elektronischen Registrierkasse, fallen darunter.

Wie lange muss ich Belege aufbewahren?

Grundsätzlich müssen Belege sieben Jahre aufbewahrt werden. Die Frist läuft ab dem Ende des Kalenderjahres, mit dem die letzte Rechnung in den Ordner gelegt wurde. Das heißt die Frist beginnt erst zu laufen, wenn der letzte Tag des Kalenderjahres vorbei ist. Alle Belege von 1.1.2009 bis zum 31.12.2009 müssen genau 7 Jahre aufbewahrt werden, daher können diese am 1.1.2017 vernichtet werden.

Solange eine Betriebsprüfung oder sonstige Verfahren im Zusammenhang mit Abgaben laufen, sind die Belege auch über die Behaltefrist hinaus noch aufzuheben.

Bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr beginnt die Frist am Ende des Kalenderjahrs zu laufen in dem das Wirtschaftsjahr endet. Das heißt Belege vom Wirtschaftsjahr 1.2.2009 bis 31.01.2010 sind als Belege 2010 am 1.1.2018 zu vernichten.

Längere Behaltefrist für Rechnungen

Wenn die Rechnungen ein Grundstück und Gebäude betreffen und es wurde in diesem Zusammenhang Vorsteuer geltend gemacht, dann verlängert sich die Aufbewahrungsfrist auf 22 Jahre.

Bei elektronisch erbrachten Leistungen, für die der Mini-One-Stop-Shop (MOSS) in Anspruch genommen wird, beträgt die Frist 10 Jahre.

Warum müssen die Belege eigentlich aufbewahrt werden?

Die Frage, die sich natürlich jeder mal stellt. Wozu eigentlich das alles? Wer hat 7 oder 20 Jahre später noch Interesse an alten Belegen? Die simple Antwort: das Finanzamt. Die meisten Betriebsprüfungen werden zwar nur über die letzten drei veranlagten Jahre gemacht, aber wenn dem Prüfer irgendetwas auffällt oder sich ein wichtiger Sachverhalt in einem vergangen Jahr ereignet hat, dann können auch ältere Jahre geprüft werden.

ACHTUNG: Sind dann keine Belege vorhanden, kann das Finanzamt eine Schätzung der Einkünfte vornehmen!!

Wie müssen Belege aufbewahrt werden?

Ich finde es für mich am besten, wenn alle Belege und Verträge etc. gescannt werden. Dann sind sie im Falle eines Brandes, Einbruchs oder anderen Katastrophen zumindest digital gesichert. Die Originalunterlagen können im Keller, im Büro oder auch in einem externen Storage gelagert werden. Digitale Belege werden vom Finanzamt bei Betriebsprüfungen akzeptiert, wenn sie vollständig, geordnet und vor allem inhaltsgleich und urschriftgetreu wiedergegeben werden können (so steht es im Gesetz).

Es soll schon bei Prüfungen die urschriftgetreue Wiedergabe für den Prüfer nicht zufriedenstellend beurteilt worden sein, weil zB die Auflösung nicht gut war oder die Rechnung abgeschnitten oder schief gescannt war. Um Diskussionen diesbezüglich zu vermeiden, die vor allem beim Vorsteuerabzug bitte sein können, empfehle ich die Originalrechnungen noch aufbewahren.

Fragen, Anregungen?

Wenn ihr Fragen habt, wie ihr am besten Unterlagen digital sinnvoll abspeichert, oder wann in eurem Fall die Belege vernichtet werden können → Schreibt mir einfach oder ruft mich an!

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