Die perfekte Rechnung

Die perfekte Rechnung

In diesem Post möchte ich euch über die Rechnungsmerkmale, also die gesetzlichen Mindestbestandteile von Rechnungen, informieren.

Die Rechnungsmerkmale sind für all jene wichtig, die Umsatzsteuer in Rechnung stellen bzw. Vorsteuer bei Rechnungen geltend machen wollen.

Diese Informationen müssen Rechnungen beinhalten

  1. Name und Anschrift des leistenden oder liefernden Unternehmers (Verkäufer)
  2. Name und Anschrift des Empfängers der Leistung oder Lieferung (Käufer)
  3. Menge und Bezeichnung der Leistung oder Lieferung: Es muss die genaue Bezeichnung des Artikels auf der Rechnung stehen. „Büromaterial“ ist nicht ausreichend, Kopierpapier und Bleistift sind korrekt
  4. Tag der Lieferung oder der LeistungszeitraumDas Rechnungsdatum alleine reicht nicht! Der Leistungszeitraum kann ein Tag sein oder eine Periode und muss nicht zwingend mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen.
  5. Ausstellungsdatum = Rechnungsdatum
  6. Fortlaufende (einmalige) Rechnungsnummer
  7. Nettoentgelt = Betrag vor Steuern
  8. Steuerbetrag
  9. Steuersatz bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung
  10. Hinweis auf Übergang der Steuerschuld: Bei Rechnungen von Unternehmern in der EU bzw. bei Bauleistungen muss der Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld („reverse charge“) angedruckt werden
  11. UID-Nummer des Verkäufers
  12. Bei Rechnungen über 10.000,00 Euro brutto auch die UID Nummer des Käufers

Ausnahmen

Sogenannte Kleinbetragsrechnungen, das sind Rechnungen unter 400,00 Euro brutto, gelten vereinfachende Bestimmungen. Bei diesen Rechnungen entfallen folgende Punkte:

Punkt 2 – Name und Anschrift des Käufers

Punkt 8 – Steuerbetrag, es genügt der Steuersatz auf der Rechnung, zB inkl 10% Umsatzsteuer

Häufige Stolpersteine

Ihr müsst die Rechnungen unbedingt sofort prüfen, wenn ihr diese in eure Unterlagen aufnehmt. Häufig falsche Rechnungen sehe ich bei drei Geschäftsfällen:

  1. Innergemeinschaftliche Lieferungen/Leistungen die UID-Nummer des Käufers fehlt, die Rechnung wird mit ausländischer Umsatzsteuer ausgestellt. Ihr könnt die ausländische Vorsteuer nicht abziehen, der Einkauf kommt euch dann um diese Umsatzsteuer teurer und nachträgliche Rechnungskorrekturen gestalten sich mitunter schwierig.
  2. Restaurantrechnungen: Es gibt viele verschiedene Arten von Restaurantrechnungen: Tischbons, Zwischenrechnung, Abrechnung, Tischrechnung. Wer kennt sich da noch aus? Prüft unbedingt ob die Artikel separat ausgewiesen werden – Speisen und Getränke als Bezeichnung reichen nicht! Und es muss unbedingt der Steuersatz angegeben werden, dieser fehlt oft.
  3. Rechnungen über 10.000,00 Euro müssen die UID-Nummer des Käufers beinhalten. Oft fehlt diese Information, die Rechnung ist zwar sonst korrekt ausgestellt, aber trotzdem steht kein Vorsteuerabzug zu.

Fragen, Anregungen?

Wenn ihr noch Fragen habt, euch nicht sicher seid, ob ihr eure Rechnungen richtig ausgestellt habt oder sonstige Anmerkungen habt → Schreibt mir einfach oder ruft mich an!

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