Dein Weg zur digitalen Buchhaltung

Wir schreiben das Jahr 2017. Boardkarten, Taxi-Bestellungen, Essensbestellung, Kommunikation … alles läuft digital. Doch in der Buchhaltung drucken wir noch brav alle Rechnungen (die per E-Mail kommen!) aus, sortieren diese und legen sie in einem Ordner ab. Der Ordner wird dann der Steuerberaterin übergeben, dort wird alles händisch abgetippt und dann zumindest sieben Jahre im Keller aufbewahrt. Das muss doch nicht sein. Wenn du wissen willst, wie es einfacher geht, dann ist dieser Artikel genau das Richtige für dich.

Drei Voraussetzungen für Digitale Buchhaltung

1) Prozessgestaltung

2) Technisches Equipment

3) Aufbewahrung der Belege / Archiv

Der Prozess

Zuerst benötigst du einen Prozess, damit sichergestellt werden kann, dass jede Rechnung, die raus oder reingeht, auch wirklich in der Buchhaltung erfasst wird. Und nicht nur die Erfassung (Buchung) ist wichtig, sondern auch, dass die Rechnungen gezahlt werden und auch später wieder gefunden werden (Archiv).

Ich verwende dafür eine Ordnerstruktur im Explorer für die Belege pro Monat. Wenn ich eine Rechnung erhalte, prüfe ich, ob der Inhalt mit meiner Bestellung übereinstimmt. Wenn ja, wird die Rechnung bezahlt und in einem eigenen Ordner abgelegt. Die Beschriftung der Belege kann sinnvoll sein, wenn der Explorer das Archiv ist und die Rechnung nachher auch wieder gefunden werden soll.

Barrechnungen (wie Tankrechnungen, Restaurantrechnungen, etc) scanne ich ebenfalls.

In meiner Buchhaltung verknüpfe ich zu jeder Zahlung den richtigen Beleg. So habe ich nicht nur im Explorer die Möglichkeit die Rechnungen zu suchen, sondern auch aus dem Buchhaltungssystem heraus ein elektronisches Archiv.

Bei doppelter Buchhaltung (GmbH, Bilanzierer) wird die Logik etwas anders aussehen. Hier kann es sinnvoller sein, mehrere Ordner anzulegen und die Rechnungen nach Eingang, Ausgang, Bank, Kassa und sonstigen Kosten zu sortieren. Jedenfalls ist die Festlegung des Prozesses das Wichtigste an der Digitalisierung, um hier nicht irgendwann den Überblick zu verlieren.

Das technische Equipment

Die richtige Technik ist wichtig, damit bei der Digitalisierung alles klappt und keine Informationen verloren gehen. Ich empfehle Folgendes für die Einkaufsliste:

1) Dokumentenscanner

2) PC oder Laptop (keine expliziten Voraussetzungen, der Scanner muss allerdings damit kompatibel sein)

3) Externe Festplatte oder andere Sicherungsmöglichkeit

Mein Dokumentenscanner ist 28 cm mal 10 cm groß und 7 cm hoch, also wirklich handlich. Alle Belege jeder Größe können eingescannt werden, auch doppelseitiges Scannen ist möglich. Die Belege werden alle direkt in einem Ordner in meinen Explorer gescannt und teilweise dort für mein elektronisches Archiv (noch händisch) beschriftet. Natürlich funktioniert das auch mit einem größeren Gerät. Für mich ist der kleine Scanner praktisch, ich kann diesen auch zu Klienten vor Ort mitnehmen und dort scannen. Die Scan-Datei sollte zumindest ein pdf sein, da dieses auch vom Finanzamt als dokumentensicher angesehen wird.

Sollte PC oder Laptop einmal wider Erwarten nicht mehr funktionieren, empfiehlt es sich vorher ein Backup gemacht zu haben. Dafür verwende ich eine externe Festplatte bzw. sichere noch zusätzlich alle Daten über die Cloud.

Aufbewahrung der Belege

Wenn die Belege richtig gescannt wurden und die Unverfälschbarkeit und Echtheit gewährleistet ist, kann die Papierrechnung auch vernichtet werden. Daher ist nach dem Scannen jedenfalls zu prüfen, ob die Rechnung leserlich und zur Gänze archiviert wurde. Andernfalls steht unter Umständen kein Vorsteuerabzug zu. Den elektronisches Archiv hast du immer und überall dabei, und kannst jederzeit auf deine Belege zugreifen, etwas suchen oder weiterschicken. 

Für die archivierten Belege gilt die gesetzliche Belegaufbewahrungspflicht von mindestens sieben Jahren (siehe dazu mein Beitrag Aufbewahrung von Unterlagen und Belegen).

© Daniel Willinger | dwphoto.at

Solltest du den Umstieg auf digitale Buchhaltung machen wollen, aber nicht genau wissen, wie –> schreib mir doch gleich eine Nachricht oder ruf mich an. Wir sehen uns gemeinsam deine Möglichkeiten an.  Ich freue mich über deine Nachricht an raphaela@janauschek.co.at