7 Tipps für eine einfache Buchhaltung

7 Fallstricke für die Buchhaltung und so werden sie vermieden

Beim Wort Buchhaltung denken viele an langweilige Arbeit, die noch dazu viel kostet. Das muss nicht sein! Je besser die Unterlagen aufbereitet werden, desto günstiger fällt auch die Rechnung der Steuerberaterin aus!

Mit diesen sieben Don‘ts aus der Praxis wird die Vorbereitung der Buchhaltung Spaß machen (zumindest wird etwas weniger mühsam)! Die Tipps gelten unabhängig davon, ob ihr selbst eure Belege scannt oder die Rechnungen klassisch nur im Ordner ablegt. Wenn ihr diese Don‘ts beherzigt, wird der Arbeitsaufwand für euch geringer und die Kosten für die Buchhaltung/Steuerberateratung schmelzen dahin. Believe me 🙂

Please don‘t do …

1) ALLES wird aufgehoben

Ihr wollt Unterlagen vollständig aufbewahren – egal ob gescannt oder physisch abgelegt – und dabei wird einfach JEDER einzelne Beleg abgelegt. Auch Bestellungen, Angebote, Lieferscheine, Rücksendebestätigungen und seitenlange emails finden sich im Buchhaltungs-Ordner. Gebucht werden müssen aber nur Rechnungen. Der Rest kann natürlich auch für die eigene Dokumentation wichtig sein, aber dann bewahrt bitte diese Unterlagen in einem eigenen Ordner auf. Und nur den Ordner mit den Rechnungen gebt ihr bitte an die Buchhaltung bzw. Steuerberatung weiter.

2) Der Beleghüllen-Wahnsinn

Wenn ich für meine KlientInnen Belege scanne oder verarbeite, hält es mich wahnsinnig auf wenn jede Rechnung in einer eigenen Dokumentenhülle abgelegt ist. Dann muss ich den Beleg rausfischen, scannen und dann wieder in die Hülle stecken. Ich verstehe natürlich, wenn ihr den Beleg nicht lochen wollt, aber dann steckt doch mehrere Rechnungen in eine Hülle. Am besten ist, ihr legt euch die Hüllen nach Ausgabenarten an. Das heißt, in die eine Hülle kommen nur Wareneinkäufe, in die nächste kommen die PKW-Rechnungen, dann alle Werbeaufwendungen, die Telefonrechnungen, etc.

3) Belege tackern

Wenn hinter eine Rechnung die Bestellung und die Korrespondenz getackert wird, verstehe ich zumindest noch die Intention – doch bitte siehe Punkt 1. Wenn Rechnungen vom selben Typ, also zum Beispiel alle Tankrechnungen des Monats zusammentackert werden, kann das sinnvoll sein. Das könnt ihr bitte nur dann machen, wenn ihr noch einen Tippstreifen über die Summe aller Rechnungen dazulegt (oder eine Excel-Berechnung für jene, die einen Tippstreifen nicht mehr kennen). Das wäre dann eine Vereinfachung für die Buchhaltung. Achtung: das geht aber auch nur, wenn die Tankrechnungen alle bar bezahlt wurden. Wenn eine Tankrechnung mit der Bankomatkarte bezahlt wurde, wird das über die Bank sonst doppelt erfasst! Also zuerst alle Bar-Belege einer Sorte zusammenfassen, dann im Excel die Summen abtippen, die Berechnung ausdrucken und dann zu den Rechnungen tackern. Das ist perfekt!

Tackern oder Büroklammern sind für mich gleichbedeutend übel, wobei bei Büroklammern sich auch andere Belege darunter schummeln können. Oder noch schlimmer, Belege können aus der Büroklammer herausrutschen. Also bitte – don‘t do that!

4) Thermopapier-Rechnungen

Ihr kennt das sicher: vor allem Tank- und Restaurantrechnungen auf Thermopapier sind manchmal schon eine Woche später nur schwer entzifferbar. Am besten ihr scannt die Rechnungen gleich ein, kopiert sie oder fotografiert sie zumindest mit dem Handy ab. Dann ist die Rechnung zumindest digital erfasst und kann dann einen Monat später immer noch problemlos gebucht werden.

5) Kopien, Kopien, Kopien

Mittlerweile werden Rechnungen häufig online verschickt. Das ist natürlich praktisch! Wenn ihr aber eure Belege physisch im Ordner ablegt oder einfach Vermerke auf der Rechnung haben wollt („bezahlt“, „wurde zum Teil zurückgeschickt“, etc.), dann druckt ihr die Rechnung natürlich aus. Und wenn die Rechnung dann kurzfristig im Arbeitschaos verschwindet, wird sie nochmal ausgedruckt. Wenn beide Rechnungen dann im Ordner abgelegt werden, dann werden diese auch zweimal gebucht. Erst bei der Kontrolle wird auffallen, dass die Rechnung zweimal verarbeitet worden ist. Der doppelte Datensatz wird natürlich wieder storniert, aber das kostet wieder Zeit und Geld. Bitte prüft daher, ob alle Rechnungen vorhanden sind und auch immer nur einmal. 

6) Privates und Geschäftliches trennen

Wenn mit der Bankomatkarte oder Kreditkarte sowohl private als auch geschäftliche Ausgaben getätigt werden, ist das in der Buchhaltung auf den ersten Blick nicht eindeutig ersichtlich. Natürlich könnt ihr bei der Supermarktkasse zwei Rechnungen verlangen, eine für die geschäftlichen Ausgaben und eine für die Privaten. Wenn ihr aber keine zwei Rechnungen verlangt, dann schreibt bitte zumindest neben die private Position, dass diese nicht zu buchen ist. Ein Vermerk „privat“ reicht vollkommen aus und spart viel Nachfragezeit.

7) Immer auf den letzten Drücker

Mir ist bewusst, dass die Buchhaltung für viele im täglichen Business nicht die Top-Priorität darstellt. Fristversäumnisse beim Finanzamt können aber auch ganz schön unangenehm sein (Verspätungszuschläge, Säumniszuschläge = rausgeschmissenes Geld!!). Auch wenn ihr viel um die Ohren habt, tragt euch einen monatlichen fixen Termin im Kalender ein – und damit meine ich nicht den 15ten 🙂 – und kümmert euch an diesem Tag um all eure Belege und die Ablage. Wenn ihr das regelmäßig macht, im besten Fall sogar wöchentlich, dann spart ihr euch viel Adrenalin und Geld!

Wenn ihr diese sieben Anfangs-Fehler vermeidet, wir die Buchhaltung nicht nur günstig sondern es fängt auch an euch Spaß zu machen 🙂

Fragen, Anregungen?

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